Если письмо направляется двум и более адресатам

Если письмо направляется двум и более адресатам

СПРАВОЧНИК АДВОКАТА


Составляющие почтового адреса показывают в очередности, ­установленной правилами предложения услуг почтовой взаимосвязи: кабинет или же жилплощадь (в случае присутствия в адресе), почтовый индекс пишется непременно. В следствии этого во множистве руководств по делопроизводству при производстве документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендовано использовать шрифты, приближенные конкретно к шрифту пишущей машины: Хорошим для зрения считается шрифт Times New Roman 14-го кегля.Дату на документе проставляет должностное личико, подписывающее документ, лично при его подписании.Отметка о исполнителе находится в левом нижнем углу на внешней или же используемой стороне заключительного листа послания.

При угловом варианте месторасположения реквизитов бумаги адресат начинают печатать на уровне 1 строчки бланковых надписей, а при продольном сходу под надписями бумаги (в посланиях на уровне реквизитов дата документа и регистрационный индекс, в иных документах, при подготовке которых употребляется единый бумага, на уровне реквизита заголовок к слову документа)

Оформление реквизита «Адресат»

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например: Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности.
Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес: Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016?

Ничего. Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации.

Как регистрировать письма, поступающие в организацию в 2 экземплярах?

Документ направляется прежде всего в точку принятия решения, а не просто для информации всем-всем-всем.

И при оформлении нескольких адресатов на письме, направляемом в одну и ту же организацию, все адресаты оформляются в одном документе, а организации должен быть направлен один подписанный оригинал с ­необходимыми приложениями. Если организация получила 2 подписанных письма (по правилам отправки документов допускается в 1 конверт вкладывать 2 разных документа, адресованных в 1 организацию) с идентичным текстом и с одним и тем же индексом, то, очевидно, исполнитель и служба делопроизводства организации-отправителя перестарались.

Тот же регистрационный индекс проставляется на копии документа, которая может быть вложена в конверт по какой-то крайней необходимости и в каком-то исключительном случае (как правило, копия отправленного документа должна оставаться в делах организации-отправителя; но все-таки отправленная копия в этом случае должна была бы быть не подписаной, а удостовереной отметкой о заверении копии)

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру».

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом: минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу; если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху; отдельно нумеруется каждое приложение; в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов); в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами; в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись; обязательно

Если письмо направляется нескольким адресатам, отметки о получении адресатами письма должны быть проставлены на одном нашем экземпляре?

Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей. Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Как быть, если сотрудники возвращают несколько экземпляров одного и того же исходящего письма с проставленными на них о

Например, чтобы это можно было использовать как доказательство в суде (поэтому важно, чтобы из соответствующей отметки было точно видно, кто и когда получил, с подписью и желательно с печатью, см. Пример 1 Оформление реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» (может быть с использованием штампа) СвернутьПоказать

И если состав информации для реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию», обычно оформляемом только на экземпляре адресата, хотя бы назван ГОСТом Р 6.30-2003 (Пример 1), то правила оформления отметки о получении документа на его копии (экземпляре) автора не регламентированы – они диктуются исключительно здравым смыслом.

Пример 2). В данном случае необходимо хранить все копии (экземпляры) письма с отметками, поставленными адресатами. Обе отметки принято ставить на первой странице документа, обычно на его лицевой стороне.

Оформление реквизита «Адресат»

Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

  1. перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:
  2. при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;

Виды служебных писем

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения.

В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения.

Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

Список рассылки письма

Когда одно исходящее письмо нужно отправить сразу нескольким адресатам, уместно будет вспомнить, что по правилам делопроизводства адресатов в письме должно быть не более четырех.

Это правило озвучено и в действующем ГОСТе Р 6.30-2003, и в , который ступает в действие с 1 июля 2019 года. Если адресатов больше четырех, составляется список рассылки письма. Сегодня посмотрим, как подготовить его правильно.

Утвержденной формы списка рассылки письма, как водится, нет.

Приходится изобретать ее самостоятельно и утверждать в локальной инструкции по делопроизводству. Фактически, список рассылки – это перенесенный на отдельный лист , а значит, информационное наполнение листа соответствует этому реквизиту. Обычно в реквизите «Адресат» мы указываем наименование организации, должность, инициалы и фамилию получателя письма: Генеральному директору ООО «Млечный путь» А.В.
Кошкину или, если получатель – не глава организации, а начальник одного из подразделений: ООО «Млечный путь» Главному бухгалтеру В.С.

Капитоновой Таким образом, в адресе у нас получается три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строчку, а не по правой стороне листа. Можно также поместить их в таблицу.

Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Открывает список рассылки письма исходящий номер письма, дата его регистрации и заголовок к тексту (тема). Пример списка рассылки (картинка кликабельна): На самом письме в реквизите «Адресат» пишется: Руководителям организаций (по списку) Или Членам рабочей группы по подготовке празднования Дня города (по списку) Таким образом, в «Адресате» указывается общее понятие, объединяющее всех адресатов, и дается ссылка на список.

И еще: список рассылки письма направляется вместе с каждым письмом.

Количество списков рассылки равно количеству экземпляров письма! В противном случае получатель совершенно справедливо скажет: нигде не написано, что письмо адресовано конкретно мне, и будет абсолютно прав. И напоследок: будьте внимательны в связи с заменой ГОСТов.

До 1 июля, по Р 6.30-2003, инициалы в реквизите «Адресат», если мы пишем должностному лицу, стоят перед фамилией. С 01.07.17, когда начнет действовать Р 7.0.97-2016, инициалы во всех случаях оформления этого реквизита будут стоять после фамилии.

Метки: , ,

Как правильно написать и оформить деловое письмо.

Если письмо направляется ДВУМ и более адресатам, то перечисляются, последовательно с интервалом, все адресаты. Не рекомендуется в одном письме обращаться более чем к ЧЕТЫРЕМ адресатам. В этом случае необходимо направить отдельные письма каждому, составив предварительно список рассылки.

С ЛЕВОЙ стороны, ниже обращения формулируется краткий ЗАГОЛОВОК письма, чтобы адресат сразу понял, о чем пойдет речь. ПО ЦЕНТРУ листа оформляется непосредственно ОБРАЩЕНИЕ, которое может быть выделено жирным шрифтом.

2. СОДЕРЖАНИЕ. По содержанию и предназначению деловое письмо может быть: • Информационным • Гарантийным • Рекламационным • Коммерческим • Письмом запросом • Письмом ответом • Письмом приглашением и др. В любом случае письмо состоит из ДВУХ частей. В ПЕРВОЙ части излагаются мотивы, которые послужили для написания письма.

Вам будет интересно...