Как сделать опись передаваемых документов образец

если писать по второму варианту, то вы никогда не сможете доказать, что на самом деле вы направляли. если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. прочтите, как правильно прошнуровать документ. отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит.>

Как правильно составить опись передаваемых документов

Для этого составляется план-график, который утверждает руководитель предприятия и архивной картотеки. Для передачи документации создается специализированная оценочная комиссия, утверждающая архивную опись. В случае первой передачи бумаг оформляется историческая справка, выданная на фонд архивной картотеки.

При следующих процедурах к данной справке добавляется соответствующее дополнение, которое содержит информацию о произошедших изменениях.

Дела представляются поштучно.

Каждый экземпляр помечается, что переданный образчик был принят в архивную картотеку. Если бумаги отдаются на окончательное сбережение, требуется формирование акта приема-передачи.

Здесь формируется соответствующий бланк, куда заносится: наименование архивируемых сведений; фиксирующая информация (дата, место, номер сформированного бланка); перечень сведений, отданных на сбережение; наименование юрлиц, а также ФИО составителей;

Опись передаваемых документов: скачать образец

Существует несколько типовых видов описи документации, которые различаются назначением бумаг.

Давайте рассмотрим самые распространенные примеры:

• Опись документации с целью временного хранения – отличием этого варианта хранения, является четко установленные сроки, которые составляют не более десяти лет.
• Опись дел наемных сотрудников.
• Опись документов с целью постоянного хранения – в этом случае, в бланке указываются основные сведения о содержании документа.
• Список документов, передаваемых контролирующим органам – данный вид описи содержит в себе сведения о бумагах, передаваемых судебным и правоохранительным органам, налоговой службе и другим государственным инстанциям.

Следует отметить, что документация, заполняемая представителями бухгалтерского и кадрового отдела, в обязательном порядке подлежит учету. Объяснить данное требование можно тем, что после использования, подобные бумаги передаются в государственный архив и другие учреждения.

Опись документов: правила использования и оформления

утвердил Росархив; Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141); Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства; Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов; Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Применение и назначение описи

В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию. Опись Вложения в ценное письмо Куда 111111, г.

Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1 На имя Генеральному директору ООО ‘Торф и грунт А’ Иванову М.

Е. N п/п Наименование предметов Количество предметов

Внутренняя опись документов личного дела

Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

• каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
• использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

1. список описываемых документов,
2. должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
3. полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
4. наименование предприятия,

Акт приёма-передачи документов

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями. В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути. В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.

Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).

Образец архивной описи

АО подписывается председателем и членами комиссии, а также представителями передающей стороны.

Для справки: большое количество образцов форм содержится в Приказе Министерства культуры РФ от 10.09.2007 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования… архивных документов.». Автор: Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи. При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена.