Как сшить административное дело в дырки

·

Как сшить административное дело в дырки

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую


Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности. Нумерация листов Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

Нумеровать следует листы, а не страницы.

При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой?

На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке.

Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет). А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант.Перед тем как сшивать документы, нужно все верно оформить внутри самого дела, чтобы в дальнейшем не пришлось его расшивать.

Оно ведь может содержать не один пакет бумаг, а несколько. В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О. ответственного лица. Сама опись не нумеруется.Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила:Номера присваиваются листам, но не страничкам.

Как сшивать в 2 дырки

На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа.

3 дырки Внимание Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок.

После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку.

При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см. После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны. Документы сшивают для обеспечения их целостности.
Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Рекомендуем прочесть:  Можно ли хранить ружье по месту временного пребывания

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству.

Совет 1: Как сшить документы для архива

Не снимая струбцины, прошейте бумаги при помощи длинной иглы, используя суровую нить, шпагат или ленту. 4 Для правильной прошивки необходимо продеть с тыльной стороны иглу в то отверстие, которое идет вторым по счету, провести иглу по тыльной стороне и вернуться опять ко второму отверстию.

После этого иглу надо вывести на лицевую сторону и прошить второе отверстие, но уже сверху.

Нить вытаскивается с тыльной стороны, и два ее конца закрепляются так, чтобы нитяные хвостики можно было заклеить бумагой (калькой).

5 На бумаге, наклеенной на нити, ставится печать организации, а также расписываются должностные лица (директор, главный бухгалтер). На картонную обложку наклеивается опись документов, которые подшиты в пачке.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.

В ней следует указать наименование организации и ее структурного подразделения, поставить дату, указать срок хранения документов и архивный шифр, если он принят в вашей организации.

Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1.

Оформление обложки.Обложки для документации бывают трех видов:

  1. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
  2. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.
  3. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).

2.

Как правильно сшить документы

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

Комплектация.Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов.

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141.

На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год.

Рекомендуем прочесть:  Военнослужащие по контракту льготы на детский сад

Она больше подходит для регистрации документации ООО.

  1. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.
  2. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.

Какие документы прошиваются?

  1. документы на тендер
  2. Кадровая документация по итогам текущего года
  3. Документы для налоговой
  4. документы в различные отделы банка
  5. документы для сдачи отчетности в ПФР
  6. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  7. Документация бухгалтерии

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Термины и определения».

  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

    • Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

    Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

    Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

    1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;

    Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы

    Ее, как правило, не сшивают, потому что это усложняет последующую работу с ней. В настоящее время единых правил прошивки документов нитками по ГОСТ не существует.

    Единый стандарт, определяющий терминологию делопроизводства (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело») не содержит описания данной процедуры. Таким образом, на законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации, утвержденные Росархивом (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. данных рекомендаций, посвященном подготовке дел к передаче на архивное хранение, указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивку и переплет дела.

    В Приложении № 24 к данному пункту процедура описана более подробно.

    Полезная статья: О том, , читайте в электронной версии журнала.

    Вам будет интересно...