Номера приказов по практите

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Присвоить номер приказу — значит:

  1. упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  2. ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  3. облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  1. в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом

«О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»

от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2020 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  1. в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Примерами индексов могут служить:

  1. «лс» — приказы по личному составу;
  2. «к» — о назначении командировки и т.д.
  3. «у» — о расторжении трудового договора;
  4. «п» — о приеме на работу;

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала.

Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября.

Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Как нумеровать кадровые приказы

2 Для начала разграничьте все приказы по отдельным группам.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

Разделите бумаги соответственно их сроку хранения на документы долгосрочного хранения и документы краткосрочного хранения.В крупных организациях, насчитывающих большое количество работников, для удобства выделите в пределах массива приказов с одинаковым сроком хранения несколько групп по однородной тематике.
К примеру, документы долгосрочного хранения можно разделить на группы: приказы о приеме, приказы об увольнении, приказы о переводе. А бумаги краткосрочного хранения можно разграничить на серии: приказы об отпусках, приказы о командировках.

В организациях с очень большой штатной численностью иногда приходится разрабатывать буквенные обозначения приказов по каждой категории персонала. 3 Далее каждую из этих групп приказов по личному составу зарегистрируйте в специальных формах.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Здесь также стоит заметить, что в Перечне приведены основные, но далеко не все виды распоряжений по личному составу.

В качестве регистрационной формы можно использовать журнал, регистрационно-контрольные карточки либо систему электронного документооборота.
Так, например, к таким видам распоряжений также следует отнести приказы: о привлечении к ; о предоставлении дополнительного выходного дня за работу в выходной день (отгула); о привлечении .
Таким образом, основным критерием, по которому приказы относятся к категории «по личному составу» является тот факт, что они тем или иным образом регулируют трудовые отношения. Обращаем внимание, что разграничивать категории распоряжений важно также в связи с тем, что установлены различные сроки хранения документов, в зависимости от их содержания.

Перечень приказов по основной деятельности также специально не установлен. К этому виду распорядительных документов можно отнести те распоряжения, которые так или иначе непосредственно связаны с деятельностью организации.

В частности, к приказам

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


Расшифровка обозначения будет следующей:

  1. Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
  2. Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.
  3. Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом.

Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять.

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Выделим основные подгруппы приказов:

  1. отчетные;
  2. обеспечительные;
  3. структурные;
  4. надзорные;
  5. нормативные;
  6. финансовые;
  7. информационные.
  8. организационные;

Структурные ПОД Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания.

Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс. Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений.

Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.). Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.

Нормативные ПОД Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты

Карьера

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу.

Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования.

В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано:

«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа»

. Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Оформление приказа

Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами).

См. Пример 2. Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2). Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1); 09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»; 13 «место составления (издания) документа» и при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер», а также 17 «заголовок к тексту».

Пример 1 Бланк приказа с угловым расположением реквизитов СвернутьПоказать Бланк приказа с угловым </p>
<h2><span id=Приказы по основной деятельности

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания.

Вам будет интересно...