Подлежит ли нумерации опись

Подлежит ли нумерации опись

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы


Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило.

А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Обложки Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

  1. нестандартными
  2. стандартными
  3. длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах.

Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера.

Составляем описи дел

В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов. Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают.
Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы).

Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно! Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д.

Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами. Что действительно важно: Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Как правильно прошивать документы?

В случае большого объема применяется специальное приспособление.

  • Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края.

    Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

  • Сначала наметьте точки на месте проколов.

    Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

    1. Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны.
    2. Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.

    Архив документов

    Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений.

    Оформление дел состоит из следующих операций:

    1. нумерация листов;
    2. составление и оформление описи дела.
    3. составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
    4. проверка правильности группировки документов в дела;
    5. составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
    6. внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
    7. брошюровка (подшивка);

    Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

    1. не
    2. не нумеровать листы дела;
    3. не проводить систематизацию документов в деле;

    Вход на сайт


    Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

    Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

    Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

    Идет отправка уведомления.

    [e-mail скрыт] Минск — жизни моей прописка!

    Я не даю консультаций в личных сообщениях. Пожалуйста, все вопросы задавайте на форуме.

    Написал 19480 Репутация:

    18 апреля 2011, 17:08 УТВЕРЖДЕНО Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 N 4 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 185.

    Оформляем дела на постоянное хранение

    Например: Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

    Обратите внимание Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации. Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации».

    Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными.

    Когда сшиваешь документы нужно ли нумеровать опись

    Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе.

    К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

    Инфо Какие документы и для чего нужно сшивать Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны; цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию; в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.

    когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

    Как правильно составить опись предоставляемых документов

    При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

    Вариант составления в специализированной программе показан на видео: В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам.

    В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп: Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.

    Вам будет интересно...